MAD enseignant : modalités de prise en charge du transport
Comme indiqué dans cet article, les frais de changement de résidence peuvent être pris en charge pour les enseignants bénéficiaires d’une MAD selon certaines conditions. Dans notre cas (déménagement en juillet 2023), voici les informations que nous avons pu récolter tout au long du processus concernant les modalités de prise en charge de notre transport.
Avertissement : Il s’agit bien sûr d’informations concernant l’année 2023 et pas nécessairement reconductibles, mais qui peuvent permettre d’éclaircir certains points pour ceux qui envisagent un départ.
Que comporte la prise en charge des frais de changement de résidence ?
Il s’agit premièrement d’une prise en charge de vos frais de transport : réservation de vol et paiement à 100% des billets électroniques par l’administration. 20% de ces frais seront néanmoins déduits de votre IFCR lors de son versement.
Il s’agit également d’un versement d’une indemnité forfaitaire de changement de résidence (IFCR). Les frais de déménagement ne sont donc pas pris en charge directement par l’administration, cette dernière se contentera de verser votre IFCR. Les frais de taxi, d’essence, d’hébergement, de déménagement entrent dans le cadre du versement de cette IFCR (aucun remboursement direct possible).
Elle peut être versée à partir du 1er septembre si votre dossier IFCR est complet. En général, les dernières pièces à déposer seront les cartes d’embarquement et les certificats de scolarité des enfants de la famille. Dans notre cas, nous l’avons perçue fin septembre. Les salaires d’août et septembre étant également versés seulement à fin septembre, cela suppose d’avoir mis un peu d’argent (voire une coquette somme) de côté afin de pouvoir avancer un certain nombre de frais liés au déménagement et assurer la vie quotidienne en août et septembre. Une demande d’avance peut néanmoins être formulée auprès de l’administration.
Est-ce que ma famille peut bénéficier de la prise en charge du transport ?
Si vous justifiez vos liens avec un livret de famille, un acte de mariage ou un PACS et s’ils s’installent tous en Polynésie française (PF), alors ils bénéficieront de la prise en charge.
En cas de séparation de la famille, il convient de déposer l’accord du parent restant que son enfant puisse s’installer en PF avec le deuxième parent (l’agent ou le conjoint de l’agent).
Un enfant âgé de 21 ans ou plus n’est pas considéré comme étant un enfant à charge, aucune prise en charge ne lui sera accordée.
Quelles sont les modalités du voyage ?
La prise en charge du transport se limite de votre résidence administrative (académie) jusqu’à votre lieu d’affectation (incluant les îles des archipels de la PF).
La gestion du transport est liée à un marché public. L’administration vous place sur un vol groupé Paris-Papeete, ce qui constitue le plan de vol, et s’engage sur la totalité de vos frais de transport. La période des départs était fixée du 16 au 31 juillet pour l’année 2023.
Le préacheminement était réservé selon les disponibilités en fonction des départs à Paris. Pour les agents affectés dans les archipels, l’administration se charge de vous réserver un vol au départ de Tahiti.
La franchise bagage (Province ou DOM/TOM)-Paris-Papeete est de 2 x 23 kg par personne sauf bébé.
Par contre pour ceux qui sont affectés dans les archipels (départ de Tahiti pour les îles), le marché passé avec Air Tahiti ne permettait qu’une franchise bagage 1 x 23 kg. Le second bagage était donc à la charge de l’agent.
De notre expérience, ces vols vers les archipels étaient organisés à l’issue de la réunion de rentrée, qui, en 2023, avait lieu à Papeete le 7 août. Les familles devaient donc se loger à leurs frais entre leur date d’arrivée sur le territoire polynésien et le vol organisé vers les archipels.
Quand vais-je recevoir ma date de départ ?
Par expérience, l’administration ne donne pas de renseignement en amont de l’édition des billets sur le vol sur lequel vous serez placé.
Le plan de vol est édité et transmis à l’opérateur de transport au mois d’avril. Ce n’est qu’à la réception des billets électroniques que vous serez informé de votre itinéraire. Vous recevrez les billets en même temps que l’administration par courriel. Dans notre cas, nous avons reçu les billets le 25 mai pour un départ le 25 juillet.
Que choisir comme plateforme de départ ?
Il convient de choisir la plateforme de départ la plus proche de votre académie actuelle. Pour un agent affecté auprès de l’académie de Bordeaux, l’administration ne pourra pas justifier un départ depuis Montpellier, Toulouse ou Nice, etc…
Par contre, vous pouvez tous choisir la plateforme de Paris si vous le souhaitez. Certains préacheminements avancés par vos soins peuvent entrer dans le cadre d’un remboursement (notre billet de train depuis l’académie jusqu’à l’aéroport de Paris était remboursé, le même trajet en voiture de location ne l’était pas).
Quels frais de transport avancés par l’agent peuvent faire l’objet d’une « Demande de remboursement » ?
Il s’agit uniquement de frais de transport par voie aérienne et ferroviaire. Les frais de taxi, de location, d’essence, d’hébergement ne sont pas remboursés, ils entrent dans le cadre du versement de votre IFCR.
De même pour les frais de déménagement, l’agent prend ses dispositions. L’administration ne demande pas de justificatif. Vous percevrez donc à compter de septembre votre IFCR et à vous de choisir ce que vous comptez en faire : prévoir un déménagement important de toutes vos affaires (plusieurs m3) auprès d’un transporteur, ou vous contenter de 2 valises de 23kg par personne et acheter le nécessaire sur place en fonction des besoins identifiés.
Dans notre cas, nous avons fait le choix intermédiaire : un petit déménagement de moins de 2m3. L’essentiel des équipements se trouvaient déjà dans la maison (rachetés aux précédents locataires) et nous avons complété avec ce que nous jugions utiles d’emmener pour éviter trop de frais sur place.
Je suis affecté dans les DOM-TOM, puis-je demander un arrêt de quelques jours à Paris ?
L’administration n’autorise pas de STOP OVER à Paris ou aux USA. Par contre, vous pouvez demander une prise en charge uniquement depuis Paris. Vous devrez, dans ce cas, avancer vos frais de transport pour vous acheminer en Métropole et faire une demande de remboursement de ces frais. ATTENTION ! Il y a de forte chance que les frais ne soient pas remboursable. L’administration a des consignes très strictes sur ce sujet de « séjour en métropole ». En clair, l’administration ne remboursera pas vos « billets vacances ».
Est-ce que je peux avancer la totalité de mes frais de transport et demander un remboursement ?
Pour ceux qui prennent en charge une partie ou la totalité de leur transport pour des raisons d’organisation ou toute raison personnelle, il convient de déposer une demande adressée au vice-recteur. La prise en charge se limite de l’ancienne à la nouvelle résidence administrative.
Attention, le remboursement n’est pas acquis pour autant car vous êtes hors cadre du marché de l’État spécifique au mouvement du personnel.
Je n’ai pas de passeport valide, que dois-je faire ?
Tant que vous ne disposez pas de passeport valide, l’administration ne peut vous réserver un vol. Le plan de vol étant édité au mois d’avril, il convient que vous preniez vos dispositions pour entamer les démarches afin d’obtenir un passeport valide dans les temps.
Quelle est ma date d’affectation ?
Dans notre cas, comme les années précédentes, la mise à disposition a eu lieu au 1er août 2023.
Quelles sont les démarches à suivre pour les animaux ?
Les frais de transport des animaux ne sont pas pris en charge par l’administration. Aucune déclaration n’est à déposer, vous devez prendre vos dispositions pour acheminer l’animal en Polynésie quel que soit le vol sur lequel vous serez placé.
Mon dossier m’informe que je renonce au transport ?
Attention c’est une valeur par défaut à la création de votre dossier, vous avez la possibilité de modifier cette valeur. Sauf si vous ne le souhaitez pas.
Puis-je choisir mon vol ?
Le vice-rectorat n’est pas maître des réservations et passe par un marché qui impose des conditions. En 2023, le marché concernait uniquement les compagnies Air Tahiti Nui et French Bee. Il était néanmoins possible de joindre au dossier une demande spécifique argumentée concernant un souhait de date de départ, sans assurance que ce souhait puisse toutefois être respecté.