MAD : quelles démarches pour déménager en Polynésie ?

• 8 mars 2024
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Un déménagement à l’autre bout du monde ne s’improvise pas et quand la nouvelle de la mise à disposition tombe, c’est un peu le branle-bas de combat pour mener toutes les démarches de front.

Mais alors, si l’on postule à une MAD et qu’on est retenu, à quoi faut-il s’attendre pour réorganiser sa vie et déménager en Polynésie ? En plus des questions purement matérielles, un certain nombre de sujets doit être balayé et traité. Accrochez-vous, j’ai ressorti les check-lists !

Passeports à jour

C’est la première urgence car les passeports vous seront demandés rapidement par l’administration pour valider les plans de vol, dans le cas où votre transport / déménagement est pris en charge.

Attention, seuls les agents ayant validé 5 années complètes et consécutives (60 mois) en poste en Métropole et DOM sont concernés par la prise en charge. La mise à disposition étant effective au 1er août en Polynésie, il peut manquer un mois aux enseignants ayant effectué 5 années scolaires en raison de la date d’affectation métropolitaine au 1er septembre. Il faut donc dans la réalité plutôt 6 ans en poste pour valider l’intégralité des 60 mois. Cette prise en charge correspond à 80% du prix des billets d’avions et le versement d’une prime de déménagement (cf cet article pour tout ce qui concerne le transport). Pour valider cette prise en charge, il vous sera demandé un certain nombre de documents, le plus important étant de bien conserver les cartes d’embarquement des vols en avion qui sont nécessaires. Attention donc à ne pas les égarer !

Contacter l’établissement d’affectation

N’hésitez pas à contacter rapidement l’établissement dans lequel vous allez enseigner dans les deux ou quatre années à venir. Cela permet d’obtenir quelques informations d’ordre général, ainsi que les coordonnées des collègues (ceux sur le départ et ceux qui resteront vos collègues), très précieuses pour la suite des opérations !

L’arrêté de mise à disposition

C’est le sésame sans lequel il vaut mieux attendre avant de valider toute démarche. Si le document tarde à venir, n’hésitez pas à contacter la DPE de votre rectorat. Dans certains cas, le document attend sagement dans leurs services et n’est pas transmis directement.

Trouver un logement en Polynésie

Un certain nombre de collègues sur le départ ou restant sur place seront en mesure de vous aiguiller dans votre recherche de logement. La plupart des logements disponibles en Polynésie sont loués meublés.

La formule la plus simple, quand elle est faisable, est de prendre la suite dans le logement d’un collègue sur le départ. Cela permet en général d’obtenir de nombreuses informations et même de racheter les équipements permettant de mettre les pieds dans les chaussons des précédents. Car attention, qui dit « logement meublé », ne dit pas « logement équipé » ! Si vous arrivez dans un logement uniquement meublé, les premiers jours seront nécessairement consacrés à acheter la vaisselle, l’électro-ménager et autre petit équipement nécessaire (qui peut se révéler cher sur place).

Si cette formule n’est pas possible, vous pouvez vous tourner vers les classiques agences immobilières, mais aussi certaines pages Facebook d’annonces ou des forums dédiés à l’expatriation.

Les collègues mutant sur Papeete, où davantage de logements sont disponibles, peuvent également faire le choix de trouver un logement courte durée temporaire afin de mettre en oeuvre leurs recherches de logement sur place. Pour les autres destinations et notamment certaines îles éloignées, le petit nombre de logements disponibles ne permet pas ce type d’approche.

La question de la localisation

Attention aussi à la localisation de votre logement sur Tahiti : la route en direction de Papeete, que ce soit depuis la côte est ou la côte ouest, est très bouchonnée le matin (et inversement le soir). Le contact avec les collègues peut également être très précieux pour vous aider à faire le bon choix. Dans notre cas, Guillaume étant sur deux établissements assez éloignés, le choix de notre lieu de vie a fait l’objet de quelques jours de discussions, prenant en compte un certain nombre de critères qui nous paraissaient importants : présence des établissements scolaires, durée de trajet pour aller travailler, présence de clubs et associations sportifs pour les activités des enfants…

Et si, une fois sur place, vous vous rendez compte que votre logement ne correspond finalement pas à vos attentes, il sera toujours possible d’en changer. Le contrat de location meublée est généralement rédigé pour un an, mais cela ne vous empêche pas de donner légalement votre congé avant ce délai, en respectant le préavis indiqué dans le bail (habituellement 3 mois).

Votre logement en Métropole

Si vous êtes locataire, prévoir la résiliation de votre bail (dont le délai de est réduit à un mois dans le cadre d’une mutation professionnelle), et si vous êtes propriétaire, réfléchir à l’option souhaitée (vente ou location de votre bien). Dans notre cas, étant propriétaires, nous avons fait le choix de louer notre maison en meublé longue durée, cette solution nous permettant de ne pas avoir à gérer ni la vente ni le déménagement du mobilier.

La location en meublé longue durée est également plus intéressante que la location classique en ce qui concerne les impôts prélevés sur les revenus locatifs. D’autres collègues ont fait le choix de vendre leur logement ou le louent en meublé courte durée grâce à des systèmes de conciergerie (notamment pour les biens situés dans une région touristique). Le site officiel de Service Public est un bon soutien pour ce qui est de la rédaction du bail et des états des lieux.

Organiser son déménagement

Si certains se contentent de venir avec leurs seules valises de 23kg, nous avons finalement décidé d’envoyer quelques affaires par la mer. Si c’est votre choix, n’hésitez pas à faire rapidement établir des devis auprès de plusieurs prestataires pour comparer les propositions. En effet, les délais d’acheminement de vos cartons sont de 3 mois de porte à porte (si tout se passe comme prévu !). Ce qui est compliqué, c’est que les prestataires vous demandent parfois la liste précise des objets que vous souhaitez envoyer alors que… vous n’en avez aucune idée !!!

Au départ, nous avions fait des devis pour 11m³ (volume estimé par les professionnels au regard de notre liste de besoin). Et puis, nous avons largement épuré les listes, en achetant à distance directement à nos prédécesseurs dans la maison un certain nombre d’équipements (petit électroménager, vélos…) et en décidant aussi de nous focaliser sur ce qui nous servirait à coup sûr. A la fin, notre déménagement était inférieur à 2m³. Nous avons validé auprès de la société AGS notre déménagement sur la première quinzaine de mai et fait partir les cartons fin mai (deux mois avant notre départ) pour les recevoir fin août comme prévu (1 mois après notre arrivée).

En terme de tarif, il fallait compter environ 1200 euros HT pour le premier m³ et ensuite 500 euros HT pour les m³ suivants. Sachant que le coût de la vie à Tahiti est d’environ 50% plus cher qu’en Métropole, à vous de voir s’il vaut mieux acheter sur place ou envoyer une caisse, en fonction de vos besoins.

Petit conseil : pensez à renseigner le dossier de déménagement au nom de la personne qui mute. Dans notre cas, seul mon mari était MAD et j’ai fait l’erreur de renseigner le dossier de déménagement à mon nom. Or, dans le cadre d’une mutation vers la Polynésie, vous bénéficiez du dédouanement de l’ensemble de vos biens déménagés. Nous avons donc dû faire des démarches supplémentaires en dernière minute pour obtenir en mairie un certificat de changement de résidence à mon nom. Autant s’éviter ce genre de stress last minute au milieu des cartons !

Inscription des enfants à l’école

Une fois le logement trouvé, vous connaissez le secteur d’affectation scolaire de vos enfants. Vous pouvez donc contacter l’établissement qui vous fournira les documents à renseigner pour son inscription (fiche individuelle de renseignements en vue de l’affectation dans un établissement de Polynésie). Il vous faudra renseigner et transmettre avant mi juin cette fiche accompagnée de la décision d’orientation ou de l’avis de passage en classe supérieure (à demander dès le jour du conseil de classe à l’établissement scolaire actuel). Vous devez également joindre un justificatif de domicile, que vous n’aurez pas, mais que vous pouvez remplacer par une lettre de « demande de dérogation » expliquant votre situation et indiquant la situation géographique de votre futur logement.

Pour les collégiens et lycéens, n’hésitez pas à vous renseigner également sur les options proposées par les établissements et qui pourraient intéresser votre enfant. Le choix d’une classe à projet ou d’une option spécifique peut en effet faciliter l’intégration au sein de la classe et dans le nouvel environnement. A savoir qu’en ce qui concerne les langues vivantes, à Taravao, les enfants avaient le choix entre espagnol et tahitien pour la LV2, l’anglais étant la LV1 pour tout le monde. D’autres établissements de Tahiti proposent également le chinois en LV2. Adieu donc à l’allemand ou l’italien, qu’il est néanmoins possible de poursuivre en cursus à distance via le CNED par exemple.

Vente de votre véhicule métropolitain

Pas la peine d’envisager de déménager votre voiture, les taxes appliquées au transport de véhicules vers la Polynésie rendent le projet généralement irréaliste. Il faut donc vendre son ou ses véhicules et en acheter d’autres sur place. Attention, dans le cas d’un véhicule de plus de 4 ans, il faut être titulaire d’un contrôle technique de moins de 6 mois pour procéder à la vente de ce véhicule en France. Par conséquent, si votre dernier contrôle est plus ancien, une nouvelle visite est à anticiper avant la vente effective. Pour le jour de la vente, le site officiel de Service Public recense les documents à fournir à l’acheteur et démarches obligatoires.

Achat d’un véhicule en Polynésie

Il peut être très pratique d’anticiper l’achat d’un véhicule avant l’arrivée, mais attention, aucun contrôle technique n’est obligatoire sur les véhicules en Polynésie. Un certain nombre de véhicules déficients peut donc circuler à la vente. Il faut ainsi veiller à choisir un véhicule régulièrement entretenu et si possible, le tester à l’arrivée avant l’achat.

Une autre option est l’achat des véhicules vendus régulièrement par les agences de location comme Avis ou Europcar, qui sont assez récents et bien entretenus. Il vous en coûtera néanmoins un peu plus cher que sur le marché de l’occasion classique. Pour info, le bon coin n’existe pas en Polynésie, il faut vous rendre sur les pages Facebook de petites annonces locales ou sur le site Petites annonces.

Si une voiture est incontournable pour les familles vivant en Polynésie, le deux-roues est aussi répandu et peut être intéressant si vous prévoyez de vous rendre en direction de Papeete le matin.

Anticiper certains rendez-vous médicaux

Au vu des délais pour obtenir un rendez-vous chez un spécialiste dans certaines régions de France, mieux vaut prévoir d’éventuels rendez-vous médicaux utiles au départ assez tôt : par exemple, ophtalmo si vous avez besoin de revoir la correction de vos lunettes ou obtenir des lentilles (utiles pour la plongée). Dans tous les cas, pas d’inquiétude, on trouve tous les spécialistes sur l’île de Tahiti, avec même une densité médicale bien meilleure à la plupart des régions françaises (et donc des temps d’attente inférieurs). Pour les îles éloignées, la consultation de spécialistes sur Tahiti peut être prise en charge, ainsi que le transport, par le système EVASAN (évacuation sanitaire) de la CPS (Caisse Prévoyance Sociale), l’équivalent de notre Sécurité Sociale.

Obtenir les ESTA

Votre voyage vers la Polynésie passe par une escale aux Etats-Unis (Los Angeles, San Francisco ou Seattle…). Bien qu’il ne s’agisse que d’une escale, il est exigé d’obtenir un ESTA, à savoir une autorisation de voyage aux Etats-Unis qui s’achète via ce site officiel. Attention aux arnaques en tous genres et autres sites non officiels qui revendent des ESTA pour des montants prohibitifs !

Cela ne prend que quelques jours au maximum pour l’obtenir donc pas besoin de s’y prendre trop tôt, il vous faudra en main vos numéros de passeport et une carte bancaire pour réaliser cette formalité, l’ESTA coûtant 21$ par passager et étant valable 2 ans. Est-ce que c’est un peu cher payé pour rester 2 heures debout dans une file d’attente, afin de repasser son bagage cabine aux contrôles de sécurité avant de remonter dans le même avion ? No comment…

Les démarches administratives

Une fois votre arrêté de mise à disposition en main, les réjouissances vont commencer : vous allez pouvoir avancer sur un certain nombre de démarches administratives !

La Sécurité Sociale et la mutuelle

Pour bénéficier d’une couverture sociale sur place, il vous faut transmettre votre arrêté de mise à disposition à vos caisses respectives si vous déménagez en couple (y compris la caisse du conjoint non MAD). Pour les enseignants, la gestion de votre dossier Sécurité Sociale sera assurée par le Centre 501 de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Paris par l’intermédiaire de la Section Extra Métropolitaine (SEM) de la MGEN. C’est donc auprès de la MGEN SEM que vous devez obtenir une attestation de droits, citant l’ensemble des membres de la famille à assurer, que vous aurez à transmettre ensuite à la CPS locale (Caisse de Prévoyance Sociale, l’équivalent de notre Sécurité Sociale).

Pour la mise à jour du dossier Sécurité Sociale des MAD, il vous sera demandé par la MGEN SEM :

• la copie de votre avis de mise à disposition auprès de la Polynésie ;
• votre adresse personnelle en Polynésie (BP souhaitée) ;
• vos coordonnées téléphoniques personnelles en Polynésie ;
• un RIB (complet avec code IBAN).

Les enfants et les conjoints qui ne travaillent pas sont rattachés aux droits de la personne MAD. Si le conjoint travaille en libéral, il lui faudra avoir sa propre couverture CPS par le biais d’une patente. Pour permettre l’étude des droits des membres de la famille, il vous sera donc demandé de préciser :

• leur situation exacte (activité, sans activité, études, à la recherche d’un emploi, etc.) ;
• leur lieu de résidence ;
• l’Organisme Primaire d’Assurance Maladie qui gère leur dossier au titre du régime obligatoire.

Au vu de la liste demandée, nous avions fait le choix d’attendre d’être sur place et d’avoir souscrit à une boîte postale, à un abonnement téléphonique, etc… pour transmettre les informations demandées. A posteriori, cela fut une lamentable erreur ! En effet, une fois en Polynésie, le moindre grain de sable dans la machine administrative des plateformes en lignes crée des difficultés difficilement surmontable avec 12 heures de décalage horaire et aucun interlocuteur physique à contacter… Mon conseil serait donc d’essayer d’anticiper l’établissement de votre dossier lors de la réception de votre arrêté. D’autant que les démarches ne sont pas finies, une fois toutes ces données transmises, on vous demandera de remplir des demandes d’affiliation et de rattachements, ainsi que de transmettre des documents complémentaires dont certains ne seront récupérables que sur place.

A noter qu’une fois assuré auprès de la MGEN SEM, vous pourrez continuer à utiliser votre Carte Vitale lors de vos éventuels séjours en métropole ou dans un DOM, après mise à jour préalable. Et votre attestation de droits vous permettra de poursuivre les démarches d’affiliation auprès de la CPS à votre arrivée. Vous pouvez également anticiper un peu les démarches auprès de la CPS car elle se réalise en deux temps : immatriculation (pour laquelle on vous demande les pièces d’identité, billets d’avions, RIB et livret de famille transmissibles en amont) et l’affiliation pour laquelle il vous faudra attendre d’obtenir l’attestation de droits de la MGEN SEM.

Dans le même temps, la MGEN vous proposera son offre Outremer de complémentaire santé. Attention, autant la gestion de vos droits par la MGEN SEM est un passage obligé pour obtenir vos droits CPS en Polynésie, autant vous êtes libre de choisir l’organisme de votre choix pour la mutuelle (MGEN, Axa, Generali, …), voire pas de mutuelle du tout. Chacun est libre donc comparez bien les tarifs avant de vous décider, il peut y avoir de grosses différences ! Pour information, les organismes de complémentaire santé auront besoin de votre attestation CPS pour valider votre adhésion, tout se fait donc dans un ordre logique :

1. MGEN SEM
2. CPS
3. Mutuelle

Pour la plupart des collègues, cela se fait assez rapidement, dans notre cas, en raison de problème de transmission de documents, nous avons mis 5 mois à venir à bout de ce dossier. Pas d’inquiétude si ça bloque, les droits de sécurité sociale sont rétroactifs à votre date d’arrivée sur le territoire. Pour ce qui est de la mutuelle en revanche, elle est effective à la date d’adhésion.

Les autres démarches administratives

Le téléphone : afin de continuer à communiquer avec vos proches et réaliser facilement les démarches administratives pendant cette transition, vous pouvez contracter une option « Polynésie » si elle existe auprès de votre opérateur habituel. Dans notre cas, étant chez Orange, nous avons activé l’option Pass Evasion au coût de 29 euros et valable 1 mois (5Go, 50 SMS et 20 minutes d’appel). Cela nous a permis durant les quelques jours sans Internet à la maison de continuer à appeler nos proches via Whatsapp et d’avoir accès à Internet pour réaliser des démarches en ligne, ou utiliser un GPS.

Avant la fin du mois, nous avions souscrit à des abonnements Internet et smartphones en Polynésie qui ont pris le relais. Il existe 3 opérateurs en Polynésie : Ora, Vodafone et Vini, qui peuvent également vous proposer des cartes prépayées sur place pour la période de transition (exemple, carte SIM Internet de 5Go à 1000frs = 8 euros chez Vini). Nous n’avons pas résilié nos abonnements en France mais avons basculé sur une offre Free à 2 euros par mois, dans le seul objectif de garder nos numéros français et simplifier notre retour d’ici quelques années.

La banque : chaque banque en France propose des prestations différentes concernant les territoires d’Outre-Mer. Etant à la BPLC, nous avions la chance que les retraits et paiements en CB soient entièrement gratuits sur place. Concernant les virements entre notre compte français et notre compte polynésien, au départ, notre conseillère nous avait indiqué que les virements en devise (francs pacifiques) étaient payants. En réalité, les COM du Pacifique, bien que ne faisant pas partie de la zone SEPA, sont néanmoins concernées par les moyens de paiement SEPA. Les IBAN des comptes polynésiens commencent par FR et sont donc considérés comme français, donc pas de surcoût. Les conseillers étant très rarement confrontés à ce genre de questions, n’hésitez pas à insister pour qu’ils se renseignent. Au besoin, renvoyez-les vers les textes juridiques relatifs à ces normes pour en avoir confirmation.

La CAF : si vous avez des enfants et percevez des allocations familiales en France, pensez à transmettre l’arrêté de mise à disposition à votre CAF afin d’obtenir une attestation de radiation de cet organisme. Si la CAF vous transmet un mail de confirmation de prise en compte de votre demande, insistez pour obtenir une attestation de radiation, qui vous sera demandée par le vice-rectorat pour le versement des allocations (effectuées directement sur votre paie, indépendamment du SFT). Dans tous les cas, n’hésitez pas à entreprendre cette démarche assez tôt, le temps de prise en charge à la CAF étant relativement long et les contacts plus compliqués via la plate-forme depuis la Polynésie.

Assurance automobile : lors de la vente de vos véhicules, pensez bien à résilier les assurances correspondantes. Pensez également à demander une attestation d’assurance sur les 3 années précédentes, qui vous facilitera la vie lors de votre souscription d’une nouvelle assurance en Polynésie.

Assurance habitation : à résilier si vous vendez ou mettez fin à votre bail. Si vous restez propriétaire de votre bien mis en location, il faut alors modifier l’assurance. Dans notre cas, en louant notre maison meublée, le montant payé à l’assurance reste identique, les biens meublés à l’intérieur étant les mêmes.

Pensez à résilier vos divers abonnements : électricité, gaz, eau, déchets, assainissement, Internet, autres (magazines, train, vélib…)

Employés de maison : si vous avez recours à un ou plusieurs employés pour le ménage, l’entretien des extérieurs, etc… pensez à la résiliation du contrat si vous passez par un prestataire. Dans le cas d’un emploi direct, il s’agira d’un licenciement de votre salarié à domicile, qui impose la convocation à un entretien préalable et l’envoi d’une lettre de licenciement respectant les délais légaux. Vous trouverez toutes les informations sur le site Service Public.

Impôts : n’oubliez pas d’effectuer votre changement de résidence principale auprès du service des impôts.

Suivi de courrier : pas obligatoire, mais pratique ! Vous pouvez soit faire un changement définitif d’adresse et l’ensemble de votre courrier vous suivra à votre nouvelle adresse en Outre-Mer, soit faire suivre votre courrier chez un tiers de confiance en Métropole, ce qui aura l’avantage d’être plus rapide.

Les documents essentiels à obtenir ou conserver :
– les passeports
– l’arrêté de mise à disposition
– les ESTA
– l’attestation de droits de la MGEN SEM
– une attestation d’assurance automobile des 3 dernières années
– l’attestation de radiation de la CAF
– les cartes d’embarquement

Un dernier conseil au milieu de toute cette pagaille : pas de précipitations ! Si vous apprenez votre mise à disposition en mars, et malgré les apparences, vous aurez le temps de tout gérer. Il faut simplement s’organiser un peu, et avancer chaque jour dans sa to-do list ! Un pas après l’autre en gardant en tête que quelles que soient les galères administratives, vous finirez par arriver jusqu’ici !

Une fois toutes ces démarches accomplies, il en restera d’autres à mettre en oeuvre à l’arrivée en Polynésie, pour réorganiser sa vie sur place. Rendez-vous au prochain numéro !